仕事の優先順位ってどう決める？新人が忙しいときに慌てないための7つの考え方 | 訪問マッサージの求人は神奈川県、横浜の有限会社ひまわり | ブログ

仕事をしていると、

「これもやらないと」

「あれも今日中だった」

「どれから手をつければいいかわからない」

という場面が出てきます。

特に新人の頃は、まだ仕事の全体像が見えていないため、何を優先すればよいのか迷うことも多いと思います。

頼まれた順番にやればいいのか。

締切が近いものからやればいいのか。

時間のかからない仕事を先に終わらせたほうがいいのか。

迷っているうちに時間が過ぎてしまうこともあります。

でも、仕事の優先順位は最初から完璧に判断できなくても大丈夫です。

大切なのは、考え方を少しずつ身につけていくことです。

今回は、新人が忙しいときに慌てないための「優先順位を決める7つの考え方」をご紹介します。

 

1．まず「締切」を確認する

優先順位を決めるうえで、最初に確認したいのが締切です。

仕事には、

「今日中」

「午前中まで」

「今週中」

「来週まで」

など、それぞれ期限があります。

どれだけ重要な仕事でも、締切がまだ先なら、今すぐ取りかからなくてもよい場合があります。

反対に、比較的小さな仕事でも、今日中に終わらせる必要があるなら、早めに進める必要があります。

仕事を頼まれたときに期限がわからなければ、

「こちらはいつまでに必要でしょうか？」

と確認してみてください。

締切を知るだけでも、かなり優先順位をつけやすくなります。

 

2．「誰かが待っている仕事」は早めに意識する

次に考えたいのが、

「自分の仕事が終わるのを待っている人がいるか」

ということです。

たとえば、自分が資料を完成させないと先輩が次の作業に進めない。

自分が確認しないと、お客様への連絡ができない。

自分の入力が終わらないと、別の部署の人が仕事を始められない。

こうした仕事は、期限だけでなく「次の人への影響」も考える必要があります。

自分一人で完結する仕事より、誰かの仕事につながっているものを先に進めたほうがよい場合があります。

仕事は一人で行うものではないからこそ、

「この仕事が止まると、誰が困るだろう」

という視点を持ってみてください。

 

3．重要度と緊急度を分けて考える

仕事の中には、

「急ぎだけれど、それほど重要ではないもの」

もあれば、

「すぐではないけれど、とても重要なもの」

もあります。

この違いを意識するだけでも、優先順位は決めやすくなります。

たとえば、

今日中に返事が必要なお客様からの連絡は、緊急度が高い仕事です。

一方で、来週使う重要な資料の準備は、今日すぐではなくても早めに進めておいたほうが安心です。

忙しいと、目の前の急ぎの仕事ばかりに追われてしまうことがあります。

その結果、本当に大切な仕事を後回しにしてしまうこともあります。

だからこそ、

「急ぎかどうか」

だけでなく、

「重要かどうか」

も一緒に考えてみてください。

 

4．すぐ終わる仕事は、状況によって先に片づける

仕事がたくさんあるときには、5分や10分で終わる小さな仕事がいくつもたまることがあります。

そんな場合は、すぐに終わるものを先に片づけることで、頭の中が整理されることもあります。

たとえば、

短い返信をする。

簡単な確認をする。

書類を一つ提出する。

予定を一つ登録する。

こうした仕事です。

ただし、「簡単だから」という理由だけで、重要な仕事をずっと後回しにしないように注意しましょう。

小さな仕事を片づけてから、まとまった時間を重要な仕事に使う。

このように考えると、効率よく進めやすくなります。

 

5．わからないときは早めに先輩へ相談する

新人の頃は、優先順位そのものが判断できないこともあります。

そんなときに、

「自分で決めなければ」

と一人で悩み続ける必要はありません。

たとえば、

「今、AとBとCの仕事があります。私はAから進めようと思っているのですが、この順番で大丈夫でしょうか？」

と先輩に相談してみてください。

自分なりの考えを伝えたうえで聞くことで、

「その考え方で合っているよ」

「今回はBのほうが先だよ」

と教えてもらえます。

そして、その理由を聞くことで、次に似た場面が出たときに自分で判断しやすくなります。

優先順位を決める力も、仕事をしながら少しずつ身につけていくものです。

 

6．予定外の仕事が入ったら、いったん整理し直す

仕事をしていると、予定通りに一日が進むとは限りません。

急なお客様対応。

先輩からの依頼。

トラブルへの対応。

思っていなかった仕事が突然入ることもあります。

そんなとき、

「予定していた仕事も全部やらなければ」

と無理をすると、焦ってミスにつながることがあります。

予定外の仕事が入ったら、一度立ち止まって、

何を今日中にやる必要があるか。

何を明日に回せるか。

誰かに相談したほうがよい仕事はあるか。

を整理してみてください。

必要であれば、

「急ぎの仕事が入ったため、こちらの仕事が少し遅れそうです」

と早めに報告することも大切です。

予定を変更することは悪いことではありません。

状況に合わせて調整することも、仕事の一部です。

 

7．一日の終わりに「明日やること」を整理する

優先順位をつける力を身につけるためにおすすめなのが、一日の終わりに仕事を整理する習慣です。

明日やること。

まだ終わっていないこと。

期限が近いこと。

確認が必要なこと。

こうしたものを簡単に書き出しておきます。

朝になってから、

「今日は何から始めよう」

と考えるより、前日に少し整理しておくだけでスムーズに仕事を始められます。

また、一日の終わりに振り返ることで、

「今日はこの仕事に思ったより時間がかかった」

「これは明日は早めに始めよう」

と、自分の仕事の進め方も少しずつわかってきます。

 

「全部急ぎ」に見えたときはどうする？

忙しい日には、

「全部今日やらないといけない気がする」

という状態になることがあります。

そんなときは、一度すべてを書き出してみてください。

頭の中だけで考えていると、全部が同じくらい重要に感じてしまいます。

紙やメモに書いて、

締切。

重要度。

誰かが待っているか。

必要な時間。

を整理すると、意外と順番が見えてきます。

それでも判断できなければ、先輩に相談すれば大丈夫です。

忙しいときほど、一人で抱え込まないことが大切です。

 

「忙しい人＝仕事ができる人」ではない

仕事をしていると、

「忙しくしている人ほど頑張っている」

と思ってしまうことがあります。

でも、常に慌てていることが仕事の成果につながるとは限りません。

本当に大切なのは、

今やるべきことを考える。

必要な仕事に集中する。

無理な場合は相談する。

終わったら次を確認する。

というように、落ち着いて仕事を進めることです。

優先順位を考えることは、手を抜くことではありません。

限られた時間の中で、大切な仕事をきちんと終わらせるための工夫です。

 

仕事に慣れると優先順位も見えるようになる

新人の頃は、

「どの仕事が重要なのかわからない」

と感じることがあります。

それは当然です。

まだ会社全体の流れや、仕事同士のつながりが見えていないからです。

でも、経験を重ねると、

「この仕事は先にやったほうがいい」

「これは午後でも大丈夫」

「この仕事は先輩に確認してから進めよう」

という判断が少しずつできるようになります。

最初から完璧にできなくても大丈夫です。

先輩に確認しながら、その理由を覚えていくことが大切です。

 

就活生の皆さんにも知ってほしいこと

就職活動中は、

「社会人になったら、いきなり自分で全部判断しなければいけないのかな」

と不安になる人もいるかもしれません。

ですが、新入社員のうちは、周囲に相談しながら仕事を進めていくことが大切です。

会社選びでは、

新人が困ったときに相談できるか。

仕事の進め方を先輩から教えてもらえるか。

忙しいときに周囲と助け合えるか。

という部分も見てみてください。

自分一人で何でも抱え込む職場より、必要なときに声を掛け合える職場のほうが、安心して仕事を覚えやすくなります。

 

私たちが大切にしたい働き方

私たちも、新しく仲間になる人に、

「すべて自分で考えて動いて」

と最初から求めるのではなく、仕事をしながら少しずつ判断する力を身につけてほしいと考えています。

最初は、

「これはどちらを先にやればいいですか？」

と聞いて大丈夫です。

その理由を知り、経験を重ねることで、やがて自分で判断できるようになります。

忙しいときこそ、一人で抱え込まず、周囲と声を掛け合う。

優先順位に迷ったら相談する。

そんな働き方を大切にしたいと思っています。

 

まとめ

仕事が重なったときには、すべてを一度にやろうとするのではなく、優先順位を考えることが大切です。

まず締切を確認する。

誰かが待っている仕事を意識する。

重要度と緊急度を分ける。

すぐ終わる仕事を上手に片づける。

迷ったら先輩に相談する。

予定外の仕事が入ったら整理し直す。

そして、一日の終わりに次の日の仕事を確認する。

この7つを意識してみてください。

最初から上手に優先順位をつけられなくても大丈夫です。

仕事の流れを知り、経験を積む中で、

「今は何を一番先にやるべきか」

が少しずつわかるようになります。

そして大切なのは、忙しいときほど焦らないことです。

一つずつ整理する。

必要なら相談する。

できないことは早めに伝える。

それも立派な仕事の進め方です。

私たちも、新しく入った仲間が一人で抱え込まず、周囲と相談しながら少しずつ仕事の進め方を身につけていける会社でありたいと考えています。

 

全体の要点をまとめたミニ要約

仕事の優先順位を決めるときは、締切、重要度、緊急度、誰かが待っているかを確認することが大切です。すべてを一人で判断する必要はなく、迷ったら先輩に相談して大丈夫です。経験を重ねることで、自分で順番を決められる力も少しずつ身についていきます。